T.V.A. et notes de frais : ce qu’il faut savoir

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T.V.A. et notes de frais : ce qu’il faut savoir

Lorsqu’il s’agit de calculer le montant de la T.V.A. à récupérer, les règles sont parfois complexes, surtout concernant les notes de frais. Voici ce qu’il faut connaître.

Au moment de déclarer sa T.V.A., il est fréquent de se demander si tout ou partie de la T.V.A. payée par votre entreprise sur les frais de déplacement peut-être récupérée. Le mécanisme de récupération n’est en effet pas systématique. Pour les notes de frais liées aux déplacements, il convient d’être particulièrement prudent car il existe de nombreux cas particuliers.

Frais de restaurant et déplacement

Peut-on récupérer la T.V.A. sur les notes de restaurant ? La réponse est oui, dès lors que ces dépenses sont nécessaires à l’activité de l’entreprise. Cette mesure concerne aussi bien les dépenses « quotidiennes », liées à la présence de personnel sur un chantier éloigné que celles plus ponctuelles comme un déjeuner d’affaires avec un client. La seule obligation est de fournir un ticket de caisse pour les sommes inférieures à 150 euros H.T. ou une facture au nom de l’entreprise pour les montants au-delà. Si vous avez convenu avec un restaurant d’une facture mensuelle pour les repas de vos salariés, exigez bien sur celle-ci la présence du nom de votre société sans quoi le justificatif ne sera pas valable.

Pour les déplacements en voiture, à l’exception du gasoil et de l’essence, tous les frais engagés par la société peuvent ouvrir droit à une récupération de la T.V.A. Ceux- ci comprennent entre autres les péages et les parkings, quel que soit votre véhicule. Encore une fois, la seule obligation est de présenter des justificatifs permettant d’attester des paiements et du montant de la T.V.A. Enfin, la T.V.A. sur le GPL et l’électricité pour la recharge des véhicules électrique est entièrement récupérable.

En revanche, les déplacements en transports en commun (avion, train, bus, etc) ou en taxi n’ouvrent pas droit à une récupération de T.V.A. De la même manière, celle-ci n’est pas récupérable sur la location d’une voiture de tourisme.

Frais dhébergement

Concernant le logement, seules les dépenses engagées au profit d’un tiers peuvent bénéficier d’une récupération de la T.V.A. On ne peut donc pas récupérer la T.V.A. sur la nuit d’hôtel du chef d’entreprise ni sur celle d’un salarié, même lors d’un déplacement professionnel. En revanche, si vous devez faire appel à de la main d’oeuvre ou à un prestataire externe pendant quelques jours et que votre société défraye l’hébergement, la T.V.A. sera récupérable.

Au moment d’effectuer votre déclaration, n’hésitez pas, en cas de doute, à contacter votre chargé de dossier au Cabinet Wirion, cela évitera les rattrapages au moment du bilan.